Für nahezu jedes Projekt ist es erforderlich die Vorgehensweisen festzulegen. Dies nimmt mit steigender Zahl der Projektbeteiligten zu. Gutes Projektmanagement ist auch gutes Prozessmanagement da viele Vorgehensweisen im Vorhinein durch eine abgestimmte Projektplanung vereinbart werden. Der Unterschied zu festen Standardprozessen aus dem Qualitätsmanagement ist der dynamische Charakter in Projekten. Hier gilt es den Projekterfordernissen und den Ansprüchen der Auftraggeber-Organisation(en) gerecht zu werden.
Es gilt ein passendes Maß an Soll-Prozessen als Muss-Bedingung sowie verschiedene Kann-Prozesse als Option in Abhängigkeit der Projektkomplexität und des Durchführungsrisikos festzulegen. Viele Unternehmen haben hierzu teilweise mehrfach Lernkurven durchlaufen indem bei der Projektmanagementeinführung komplexe Projektmanagement-Handbücher erstellt wurden. Nicht selten wurden diese nur teilweise beachtet. Die Kür hierzu ist, bei Projektbeauftragung (extern/intern) das Maß der für das konkrete Projekt erforderlichen Ablaufprozesse festzulegen.
Dies sollte durch qualifizierte Personen erfolgen. Ob dies durch ein Projektmanagementoffice (PMO) oder durch eingesetzte Multiprojektmanager, Portfoliomanager oder kompetente Lenkungsausschuss Mitglieder erfolgt ist je nach Unternehmensorganisation und Rahmenbedingungen festzulegen.
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